E se eu te disser que ninguém consegue administrar o tempo?!

O que devemos é aprender a respeitar as tarefas que estão implorando por nossa atenção, todos os dias. Com essa habilidade compreendemos o verdadeiro significado da administração do tempo.

Na vida pessoal e nas empresas não podemos represar ou acumular o tempo para usar depois. O tempo não é gerenciável, apenas as tarefas que executamos na rotina.

E no fim de todos os dias quase sempre esquecemos o que é prioritário e corremos demais, sem prestar atenção para onde estamos indo.

Então antes de entender mais sobre administração do tempo e como ela afeta nossa vida, proponho um teste rápido.

Responda SIM ou NÃO:

  • Alguma vez você já trabalhou o dia inteiro na empresa, chegou no fim do expediente super cansado e com a sensação que o dia não rendeu?
  • Você já ficou umas 2 horas depois do horário e teve a impressão que essas horas renderam mais que um dia inteiro de trabalho?
  • Você recebeu um e-mail, decidiu ler mesmo sem ser necessário no momento e aquela mensagem mudou toda a trajetória da sua rotina?
  • Alguém pediu um minutinho do seu tempo e aqueles 60 segundos viraram 45 minutos ou mais que atrapalharam todo o desenrolar do seu dia?

Se você respondeu SIM a pelo menos uma dessas perguntas, a frustração é um sentimento comum em sua rotina e um sinal que você precisa – agora mesmo – aprender a gerenciar melhor o seu tempo.

O que é a gestão do tempo?

Administrar o tempo é um dos principais desafios do ser humano. E para gestores e profissionais a gestão do tempo no trabalho significa diferencial competitivo.

E isso tem a ver com saber definir o que é realmente importante, o que consome mais tempo, planejar a sequência certa das tarefas e realizar uma atividade de cada vez com foco e autodisciplina.

Por outro lado, temos o costume de achar que se algo não for mensurável, não pode ser considerado produtivo e, portanto, não precisa ser incluído no planejamento da nossa rotina.

No entanto existem inúmeras atividades que, apesar de não gerarem resultados diretos, fazem parte do processo de criação de resultados. Descansar ou meditar, por exemplo, têm papel fundamental na gestão do tempo.

Thomas Edison, um dos maiores inventores da humanidade, tirava todos os dias uma hora para pescar num tanque atrás da sua empresa. Mas ele não colocava anzol ou isca, apenas ficava ali para que todos pensassem que ele estava pescando, quando na verdade ele estava pensando. Era ali que ele inventava.

Thomas Edison

Qual a importância da administração do tempo?

Ter uma rotina organizada pode fazer com que você tenha um dia muito mais produtivo. Ou seja, é possível fazer muito mais coisas num dia quando conseguimos separar nossas tarefas e atividades.

Com tempo livre dá para fazer muito mais do que você gosta ou precisa. Por exemplo: se dedicar àquele projeto engavetado há muito tempo, assistir a sua série favorita ou estudar um novo idioma.

Ser uma pessoa organizada pode trazer diversos benefícios, tanto para sua vida pessoal como profissional.

Como planejar seu dia a dia?

De nada adianta seu empenho na gestão de sua rotina no trabalho e na empresa ou para organizar o seu tempo de estudo se você ainda não compreendeu que para administrar o tempo da forma ideal é preciso equilibrar todos os aspectos da sua vida.

Então que tal começar com ações simples para mudar seus hábitos?

7 práticas para um bom gerenciamento pessoal do tempo:

1. Tenha uma agenda: não importa se for digital ou de papel

O importante é ter o hábito de anotar todas as suas tarefas, compromissos e até mesmo outras coisas que você deseja fazer. Ao anotar e agendar tudo que for importante você conseguirá se organizar melhor sua rotina.

Registre tudo, assim terá menos chances de esquecer ou desistir.

2. Foque na qualidade: menos é mais!

Não queira fazer mais do que o seu tempo permite. De nada adianta se programar para fazer dez coisas se apenas três são possíveis em seu tempo disponível.

É muito melhor fazer uma única coisa bem feita do que duas pela metade.

3. Não procrastine: para de perder tempo com coisas desnecessárias

Não fique adiando as tarefas que você precisa fazer, sendo elas boas ou ruins. Deixar para última hora pode atrapalhar todo o seu dia.

Comece o quanto antes.

Quando sentir que está matando tempo lembre-se daquela sensação boa de dever cumprido quando percebemos o quanto o dia foi produtivo.

4. Faça coisas que você gosta: não ceda à correria e ao estresse

Com a correria e o estresse do dia a dia muitas vezes esquecemos de separar um tempo para fazer algo que gostamos. Por mais trabalho que você tenha, separe alguns minutos do dia para relaxar vendo um filme ou fazendo qualquer outra coisa que você curta.

Administração do tempo também significa se dedicar a você!

5. Cheque sua lista: para ter certeza do seu desempenho

No fim do dia verifique a sua lista para ter certeza que todas as suas tarefas foram feitas. Se você conseguiu realizar tudo que precisava: parabéns e continue assim! Se algo ficou faltando tente terminar ou então anote na agenda como prioridade para o dia seguinte.

Não se pressione, nem sempre conseguimos realizar tudo no tempo que gostaríamos!

6. Respire fundo: uma coisa de cada vez!

Quando se sentir estressado ou desanimado por conta da quantidade de coisas que precisa fazer, não se desespere! Acalme-se e faça uma coisa de cada vez ao invés de resolver tudo ao mesmo tempo. Se isso acontecer, lembre-se do passo 2.

7. Não desanime: sempre em frente

Não desista dos seus planos, objetivos, tarefas e compromissos só porque hoje não deu certo. Nem sempre o planejamento do dia vai funcionar da melhor maneira possível.

Não é por causa de um único deslize que você vai jogar tudo para o alto, certo?

Continue sempre e dê o seu melhor diariamente.

Como melhorar a gestão do tempo?

Fique tranquilo, colocar em prática essas dicas sobre administração do tempo não é uma tarefa fácil. Antes de mais nada esse objetivo precisa se tornar um hábito!

Para isso sugiro um exercício bem prático para ajudar você a entender como gerenciar a sua rotina de um jeito mais eficaz.

Eleja O QUE é importante

O que realmente importa para sua vida pessoal, empresa ou carreira?

Liste de 1 a 10 (com no máximo 10 palavras cada item), em ordem de importância quais são suas necessidades ou objetivos vitais. Por exemplo: aumentar as vendas, reduzir custos, aperfeiçoar os conhecimentos, implantar uma nova filosofia, viajar pelo mundo, comprar uma casa ou ter filhos.

Detalhe COMO pretende alcançar esses objetivos

Em duas linhas escreva, de forma bruta e sem filtros, como você pretende realizar essas necessidades. Detalhe aqui o modus operandi para cumprir sua missão.

Defina a ORDEM das atividades

Coloque dentro do que é viável a ordem de início de cada objetivo. Saber onde e quando começar na maioria das vezes é mais importante do que a execução em si.

Determine QUANDO iniciar cada tarefa

Coloque datas para início e fim de cada atividade, sem esquecer-se de adicionar os ciclos de avaliação e novas metas, objetivos e necessidades. Como o mundo está evoluindo cada vez mais rápido, pode ser que mudanças de estratégias sejam necessárias, sendo assim, procure ser mais flexível e menos rígido.

Mantenha o FOCO na linha de chegada

Objetividade é arma secreta para a gestão do tempo e pode ser mais fácil fechar o dia com as tarefas em dia quando você não perde de vista o ponto onde deseja chegar.

Entenda o VALOR de cada tarefa

Urgências sempre aparecem, então saiba identificar qual merece sua atenção em cada momento do dia. Uma estratégia interessante é a do Kanban, que separa atividades por ordem de importância e de uma forma bastante visual.

Transforme a gestão em HÁBITO

Quando uma atividade é repetida se torna hábito e a probabilidade é que você dedique (ou desperdice) cada vez menos tempo na execução dela. Portanto preste bem a atenção em como você desempenha cada atividade e procure formas de tornar o processo mais dinâmico.

Anote o TEMPO dedicado em cada tarefa

Você pode se impressionar com o tempo que perde realizando coisas inúteis. Anotar dá um pouco de trabalho, mas vale a pena, tanto para atividades pessoais, como organizacionais.

Como organizar melhor o seu tempo no trabalho?

Gestão do tempo no trabalho

Agora que você já aprendeu a organizar sua vida pessoal e como melhorar a gestão do tempo, que tal colocar a mão na massa no trabalho com essas dicas super práticas?

Vamos lá!

  • Atue com foco em compromissos agendados para não permitir acúmulo de trabalho.
  • Diferencie tarefas urgentes, importantes e dispensáveis.
  • Priorize os trabalhos mais difíceis no início do expediente, assim, se o tempo apertar só restaram as tarefas mais simples de serem executadas.
  • Diga não aos jacarés, que são situações que surgem durante o dia e roubam o seu tempo.
  • Reserve um intervalo de tempo para usar o celular, pois enquanto ele estiver em sua mão você vai olhar a cada notificação recebida.
  • Desligue o sinal sonoro do celular ou do computador para evitar interrupções durante a execução de alguma atividade.
  • Mantenha sua área de trabalho organizada, afinal bagunça também toma tempo.
  • Estabeleça um ou dois horários no dia, conforme sua rotina, para fazer ligações, abrir a caixa de e-mails e responder mensagens.
  • Dedique um intervalo para tomar um café, ir ao banheiro ou conversar com um amigo no trabalho.

Ferramentas para turbinar sua gestão do tempo!

Atualmente existem diversas ferramentas, métodos e aplicativos que ajudam a otimizar tarefas e equipes. Separei as opções mais utilizadas para a administração do tempo no trabalho e o bom gerenciamento pessoal.

Todas são gratuitas. Não deixe de experimentar!

Pomodoro Timer

Essa técnica foi criada na década de 80 pelo estudante Francesco Cirillo para estimular a organização das tarefas em ciclos regulares de tempo.

O cronômetro pode ser utilizado diretamente no navegador do computador, celular ou tablet. Tudo funciona de uma forma bem simples. A ferramenta permite criar uma lista de tarefas e acionar o cronômetro para executar cada uma por vez, sem interrupção.

Cada ciclo dura 25 minutos. Em seguida, você faz o que quiser por 5 minutos e retorna ao trabalho novamente para um novo ciclo. Após cumprir quatro ciclos, um intervalo maior deve ser realizado.

Wunderlist

Também conhecido com lista de verificação (tradução literal do termo em inglês check list) esta ferramenta é uma importante aliada na gestão do tempo e bastante utilizada tanto por profissionais como para organização pessoal.

Basicamente você separa suas atividades em pastas e detalha o que necessita em cada uma delas. Também pode acrescentar data de execução, horário, notas e lembretes.

É uma excelente ferramenta para controle do tempo e acompanhamento de atividades programadas para cada dia ou intervalo de tempo de um jeito rápido e simples.

Pode ser usada no computador, tablet ou celular.

Matriz de Gestão do Tempo

Se você está sempre chegando ao final do dia com a sensação de que não foi produtivo, é hora de repensar sua forma de organização.

Com a ferramenta Matriz de Gestão do Tempo você organiza e executa suas atividades da forma mais eficiente possível, priorizando o que é realmente importante para o negócio.

Kanban

Sabe aqueles grandes painéis cheios de post-its coloridos? Eles resumem o conceito de uma das metodologias de organização de tempo favoritos de muitos empreendedores.

O método Kanban ainda é muito utilizado para organização pessoal e até em grandes projetos. De origem japonesa, a metodologia nasceu como um sistema de sinalização em fábricas automotivas.

Ao longo do tempo o Kanban mostrou-se tão eficaz para o aumento do desempenho que foi adaptada para se tornar um método de gestão do tempo.

Trello

Uma ferramenta para auxiliar pessoas, times e organizações na gestão de produtividade de empresas e pessoas. É gratuita, multiplataforma e visual.

Trata-se de um site que pode ser acessado dos navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer – não é necessário qualquer tipo de instalação.

O Trello permite realizar check lists e designar tarefas para cada colaborador dentro do mesmo sistema. A plataforma trabalha com conceitos de Kanban e permite anexar arquivos, etiquetar visualmente por ordem de importância e criar equipes múltiplas de trabalho.

E aí, preparado para criar o seu plano de gerenciamento de tempo?

Saber administrar o tempo é uma vantagem competitiva, seja na esfera profissional, pessoal, espiritual ou familiar.

Não tenha dúvida disso! Pessoas e profissionais que desenvolvem essa habilidade garantem a qualidade essencial para se transformarem ou tornarem uma organização mais eficiente e produtiva.

Praticar as dicas, técnicas e ensinamentos que propus aqui vão ajudar você a encarar essa rotina como um hábito e, com certeza, conquistar bons resultados.

E se você tem alguma dica que te ajudou a melhorar sua administração do tempo compartilhe com a gente o que deu certo para sua rotina!