Quando falamos em desperdícios na área administrativa de uma empresa, voltamo-nos para uma série de fatores que interferem diretamente no andamento das atividades normais.

Estas interferências parecem pequenas, todavia se acumulam e trazem um impacto financeiro, pois se avolumam uma a uma e alguém da organização deverá parar para solucioná-las.

Desde uma simples reclamação a um serviço público ao conserto de um computador, devemos estar sempre atentos para que o tempo perdido ou o prejuízo causado não atrapalhe a atividade normal da área administrativa.

Infelizmente, não podemos só nos referir ao desperdício de tempo, aos meandros burocráticos exigidos pelos órgãos públicos ou a problemas que nos levam a reclamar inúmeras vezes sobre um mesmo assunto para que possamos ser atendidos.

A morosidade, efetivamente, é um dos muitos exemplos de desperdício de tempo na área administrativa. A espera por uma assinatura aprovando um documento, o repasse de informações incompletas, a necessidade de ir de um setor a outro para resolver um assunto qualquer, a falta de definição de responsabilidades, a dificuldade em conseguir informações sobre um determinado
assunto, a falta de ordem nos arquivos da empresa, ou seja, tudo o que nos atrapalha dentro das atividades administrativas, deve ser considerado desperdício e, para sua solução, é necessário tomar providências que agilizem os processos.

Atualmente a internet nos possibilita agilizar em muito as atividades administrativas, assim como os sistemas implantados na rede de computadores também cria condições de execução mais rápida das atividades, mas a internet também pode atrapalhar uma atividade quando, por exemplo, uma pessoa envia um e-mail para mais pessoas do que necessário, ou seja, vai importunar quem nem precisa saber do assunto, que só precisa de um resultado final e não das etapas de um processo.

Mas, isso é apenas um exemplo do que pode ocorrer, quando não otimizamos o nosso trabalho administrativo. Poderíamos, aqui, citar grande quantidade de exemplos, embora isso também seja uma perda de tempo. Afinal, se você está lendo este artigo, está interessado na otimização das atividades administrativas e não numa relação de exemplos que se apresentem como desperdício de tempo, material e dinheiro.

Tanto perda quanto desperdício são prejuízos com que a empresa irá arcar. A principal ideia é implantar algo que resolva estes atropelos. Aqui podemos citar o sistema Kaizen, pois ele ajuda e eliminar ambos os problemas. Mas, você sabe exatamente o que significa cada uma dessas duas palavrinhas execradas na administração?

Vamos lá: quando você perde, o seu prejuízo é de algo que você possuía e que não tem mais. Ou seja, é um prejuízo. Quando você desperdiça, você esbanja algo que tem, sem necessidade, não fazendo com que tenha o devido aproveitamento.

Nas duas definições, portanto, temos prejuízo. Quando perdemos algo, se precisamos daquilo que perdemos, temos de repor a mesma quantidade e a mesma qualidade, o que nos leva dinheiro.

Quando desperdiçamos, estamos utilizando de forma errada os recursos que estão à nossa disposição, o que nos obriga a repor recursos que foram usados indevidamente.

Em ambas as situações, portanto, não estamos utilizando adequadamente nossos recursos para atender às necessidades da empresa, o que nos leva ao prejuízo.

Assim, é necessário que tenhamos processos definidos, esquematizados, otimizados, para que tenhamos a correta aplicação dos recursos disponibilizados, focando-nos no fluxo dos materiais e das informações, evitando esforços repetitivos e desnecessários em qualquer processo administrativo.

Observe os tipos de desperdício mais comuns na área administrativa e confira com sua empresa. Veja se um desses desperdícios
não está acontecendo sem que ninguém dê-se conta de sua existência:

  • Pessoas se movimentando sem necessidade, ou que trabalham em mesmas atividades, embora em locais diferentes e distante, provocando perda de tempo, ou desperdício de energia, para resolver problemas simples;
  • Movimento de informação, exigindo enviar documentos entre departamentos distantes, no mesmo edifício ou em locais
    diferentes, exigindo que haja movimentação de equipamentos ou de pessoas para coletar assinaturas, pegar impressões de documentos ou para os arquivos da empresa;
  • Informações em demasia, com inserção do mesmo tipo de dados em vários locais diferentes ou mais vezes do que necessário, manutenção de quadros de informação com dados atualizados ou desnecessários, emissão de comunicações internas para mais pessoas do que exigido, etc.;
  • Processos em demasia ou com etapas desnecessárias, com inserção de dados em sistemas diferentes antes do seu arquivamento, criação de dificuldades para o acesso a qualquer tipo de informação necessária num processo ou inúmeras etapas para resolver qualquer problema de menor importância;
  • Desperdício de tempo para conseguir uma simples autorização ou de assinatura num documento, perda de tempo antes de reunião esperando pessoas atrasadas, lentidão nos sistemas de informação entre departamentos, falta de sincronia entre atividades pertencentes a um mesmo processo;
  • Impressão desnecessária de relatórios ou manutenção de arquivos inúteis, que só atrapalham o andamento do serviço,
    papéis em demasia aguardando processamento, excesso de burocracia para resolver qualquer etapa de um processo;
  • Falhas ou erros em documentos, que não foram devidamente corrigidos, retrabalho em relatórios que não tiveram a devida
    consistência dos dados, digitação errada, endereços ou locais informados erradamente.

Para resolver esses problemas basta apenas a dedicação dos colaboradores e dos supervisores, buscando incrementar ao máximo as atividades, delegando as corretas responsabilidades e mantendo os processos sempre em análise, organizar depositários de documentos e tudo mais que é necessário na área de trabalho. Esse trabalho, em sua primeira etapa, pode exigir um esforço maior, mas os benefícios serão vistos ao longo do tempo.

A agilidade em qualquer processo administrativo também contribuirá no resultado final da empresa, pois para que haja lucratividade, todos devem trabalhar juntos. É preciso lembrar-se disso.