Dando sequência a nossa série do Programa 10S, vamos falar hoje sobre um S que eu particularmente considero muito importante: o Senso de Organização.

Durante as manhãs, quando está se preparando para o trabalho. Você procura por agenda, documentos, chaves, celular entre outros objetos?

Ao chegar no escritório, sua mesa é uma bagunça, com pilhas de documentos por todos os lados?

Saiba que tudo isso influencia diretamente na sua agilidade e, consequentemente, na sua produtividade.

O que é o Senso de Organização (SEITON)?

O Senso de Organização, também conhecido como SEITON, é o segundo S do Programa 10 S.

No Senso de Organização (SEITON), deixar cada coisa em seu lugar é uma técnica para facilitar a localização com agilidade e segurança de qualquer item ou informação.

Organizar os materiais, equipamentos, objetos, máquinas e ferramentas no ambiente de trabalho economiza tempo em localizar itens necessários.

E a organização não termina por aí!

De nada adianta você manter tudo no seu devido lugar e esquecer que depois de utilizar o material ele deve retornar para seu lugar de origem.

Outro fator primordial para que a implantação do Senso de Organização dê certo é o engajamento de todos em manter tudo em ordem.

Afinal, o que adianta arrumar, se depois vem outro colaborador e bagunça tudo.

É importante deixar claro que esta fase deve ser iniciada logo após da implantação do Senso de Utilização (SEIRI).

Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar!

Como funciona o Senso de Organização (SEITON)?

O primeiro passo a ser dado é identificar o layout de acordo com cada ambiente e todos os objetos que estão inseridos.

Veja se os móveis, máquinas e equipamentos estão disponibilizados de maneira adequada.

Em algumas ocasiões onde os objetos se encontram em desalinhamento, pode dificultar a realização das tarefas.

Por meio de um ambiente bem organizado, com um processo de comunicação visual bem definido, o local de trabalho se torna mais agradável e totalmente prático.

Tenha consciência de tudo que é necessário para facilitar a localização dos materiais e objetos.

Três objetivos do Senso de Organização (SEITON)

Procurar manter a cultura do Senso de Organização (SEITON) entre funcionários deve ser tratado como um ponto decisivo para manter o ambiente de trabalho organizado e ao mesmo tempo otimizado.

Por isso, a conscientização de três objetivos do Senso de Organização deve ficar claro para a equipe, quando bater aquela vontade de deixar para arrumar tudo depois.

São eles:

Agilidade e facilidade na procura de arquivos, documentos e objetos

Arrumar os objetos, máquinas e equipamentos de maneira funcional, proporciona para quem está procurando o que deseja mais agilidade e facilidade.

O objetivo maior do Senso de Organização é que cada coisa tenha um local definido de forma que facilite a localização por qualquer pessoa a qualquer hora.

Otimização do tempo

Tendo tudo a mão no ambiente de trabalho de forma organizada ajudam os funcionários a economizarem tempo, procurando por itens que realmente lhe interessam.

Isso só é possível, se os objetos estiverem dispostos de forma organizada.

Afinal, quando você está a procura de algo e não encontra, acaba perdendo um tempo precioso que poderia estar investindo em outra tarefa.

Boa aparência do local de trabalho

Procure organizar os móveis e materiais que restaram após a etapa do Senso de Utilização (SEIRI) e identifique um ambiente adequado para cada objeto.

Defina os critérios do formato de estocagem de materiais, equipamentos, ferramentas e documentos.

Uma dica: deixe os itens mais velhos à frente, para serem utilizados primeiro, inclusive os materiais que estão datados com prazo de validade.

Veja que o Senso de Organização não acontece apenas no ambiente de trabalho, mas também no meio digital. Por isso, organize também arquivos e pastas nos computadores.

Como implantar o Senso de Organização (SEITON) na sua empresa?

Após seguir os três principais objetivos, faça um levantamento de comunicação visual do ambiente de trabalho.

Para ficar mais fácil e até mesmo mais dinâmico esse trabalho, realize registros com fotos e vídeos, para comparar o ANTES e DEPOIS, isso durante o processo da implantação do Senso de Organização.

Arrume os objetos tendo como critério o ambiente apropriado para alocar. E não se esqueça de deixar os itens mais velhos à frente, assim serão utilizados por primeiro.

Repito!

O Senso de Ordenação deve se estender para o meio digital, dessa forma vai aumentar a produtividade e vai otimizar as pesquisas de documentos e arquivos.

Nós só conseguimos ser organizados se praticarmos todos os dias!

Então, prontos para implantar o Senso de Organização na sua empresa?

Dicas para implantar o Senso de Organização (SEITON)

  • Crie etiquetas coloridas para identificação de arquivos e documentos, como os post-its.
  • Procurar manter padrões nos nomes usados no momento de guardar os itens.
  • Arrume seus livros segmentando por gênero, ordem de relevância e interesse de leitura.
  • Deixe em ordem documentos pessoais em uma pasta e profissionais em outra.
  • Crie códigos e formas de identificação que agilizem a localização de materiais e objetos.
  • Engaje e treine toda a sua equipe de funcionários para que a organização continue estabelecida.

Fatores a serem notados durante a implantação do Senso de Organização (SEITON)

Em meio a tanto trabalho em busca de proporcionar um bom ambiente de trabalho limpo, organizado e otimizado, é necessário levar em consideração alguns aspectos que devem ser observados durante o processo da implantação do Senso de Organização.

Para isso, você pode se fazer algumas perguntas:

  • Cada tipo de objeto está em um local determinado?
  • Os materiais e equipamentos estão devidamente organizados e identificados?
  • Os materiais são colocados no mesmo lugar depois de utilizados?
  • Todos os materiais no local de trabalho estão sendo efetivamente utilizados?
  • Existe excesso de materiais nas gavetas, armários ou mesas?

Quais serão os benefícios para sua empresa?

Com tudo no seu mais perfeito lugar, é hora de colher os frutos de todo esse trabalho que foi deixar a empresa em ordem, a gente sabe que não é uma tarefa fácil, mas os benefícios são recompensadores, veja:

  • Agilidade na localização de documentos, arquivos ou pastas.
  • Aumento da produtividade, uma vez que otimiza o tempo.
  • Mais economia, pois os recursos são utilizados com consciência.
  • Maior fluxo de informações.
  • Comunicação visual bem definida e agradável.
  • Melhora na comunicação interna e externa.
  • Diminui os riscos de trabalho, uma vez que os equipamentos são bem alocados.

E aí, ficou animado para deixar a sua empresa organizada?

O Senso de Organização nos ajuda a manter nossas tarefas em ordem, além disso, você pode pôr em prática o Senso de Organização no seu cotidiano, afinal com tudo em ordem sempre vai sobrar um tempinho para investir mais tempo em você ou dar aquela descansada merecida.

E se precisar de ajuda para implementar o Senso de Organização pode contar comigo.

É só me chamar no Whats que iniciamos esse processo na sua empresa.

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Até breve!